5 Formatierung

Um Zahlen und Erläuterungen übersichtlich und überzeugend darzustellen, müssen Sie sie formatieren. Lenken Sie die Aufmerksamkeit der Nutzer Ihrer Arbeitsmappe auf das Wesentliche, und überladen Sie Ihre Tabellen nicht mit umfangreichen und zeitraubenden Formatierungen. Insbesondere Rahmen sollten Sie erst dann in Ihre Arbeitsmappe einfügen, wenn Sie am Inhalt nichts mehr ändern müssen. Ansonsten kommt es zu unerwünschten Ergebnissen, wenn beim Kopieren oder Verschieben von Zellen die Rahmenlinien mit kopiert werden.

Das Menü Format bietet Ihnen zwar alle Möglichkeiten, Ihre Tabellen zu formatieren. In der gleichnamigen Symbolleiste haben Sie aber schnell Zugriff auf die wichtigsten Funktionen:


Schriftart:  
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am rechten Rand des Feldes, in dem im obigen Bild Arial steht. Es öffnet sich ein Drop-Down Feld, aus dem Sie die gewünschte Schriftart auswählen können. Alternativ können Sie auch die Schriftart, z.B. Times New Roman, in das Feld über die Tastatur eingeben.

Schriftgrad:  
Die Funktionsweise ist analog dem Schriftart-Kombinationsfeld: Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, um eine Schriftgröße aus einer Liste auszuwählen, oder geben Sie einen Wert aus der Liste direkt über die Tastatur in das Feld ein.

Fett:  
Mit diesem Schalter können Sie zwischen Standard- und fetter Schrift umschalten. Eine Alternative ist die Tastenkombination Strg+Shift+F.

Kursiv:  
Ein Schalter, um zwischen kursiv und Standard umzuschalten. Die Tastenkombination Strg+Shift+K erfüllt den gleichen Zweck.

Unterstrichen:  
Mit diesem Schalter unterstreichen Sie den Inhalt, der sich in den markierten Zellen befindet. Die zugehörige Tastenkombination ist Strg+Shift+U.

Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig:         
Mit diesen drei Schaltern können Sie den Zellinhalt entsprechend formatieren:

Verbinden und zentrieren:  
Des öfteren kommt es vor, dass Sie eine Überschrift über eine Tabelle zentrieren müssen. Sie können dann entweder die gewünschten Zellen verbinden (Menü Format – Zellen... - Register Ausrichtung) und zentrieren. Diese Schaltfläche erledigt diese Aufgabe in einem Schritt, nachdem die gewünschten Zellen markiert worden sind:

Währung:  
Diese Schaltfläche weist den markierten Zellen das Zahlenformat Währung zu. Einem Zellinhalt wird ein Währungssymbol, z.B. „DM“ oder „€“, angehängt. Außerdem fügt Excel zur besseren Lesbarkeit ein 1000er-Trennzeichen in den Zellenwert ein und der Zellinhalt wird rechtsbündig formatiert.

Falls Sie standardmäßig ein anderes Währungssymbol als das vorhandene verwenden oder sonstige Formatierungen ändern möchten, müssen Sie die zugehörige Formatvorlage ändern. Wählen Sie Format – Formatvorlage... aus, um das folgende Fenster anzuzeigen:



Wählen Sie als Formatvorlagennamen "Währung" und klicken Sie auf Ändern, um das gewünschte Währungsformat auszuwählen:



Das Ergebnis der Änderung der Formatvorlage Währung sehen Sie in Abb. 5.1 . Beachten Sie, dass diese Änderung sich auch nachträglich auf alle Zellinhalte einer Arbeitsmappe auswirkt, die auf dieser Vorlage beruhen. Sie können also mit sehr geringem Aufwand Formatierungen in Ihrer gesamten Datei ändern. Die veränderte Vorlage wird mit Ihrer Excel-Datei gespeichert, so dass Sie sie auch in der Zukunft verwenden können. Andere Arbeitsmappen verwenden aber weiterhin die Standard-Vorlage. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel 15.1 Formatvorlagen und im Kapitel 9.3 Beispiel zum Aufzeichnen eines Makros, Anpassen einer Symbolleiste und Speichern als Mustervorlage .

     

Abb. 5. 1 : Hier sehen Sie, wie sich verschiedene Einstellungen der Formatvorlage Währung auswirken. Im linken Bild wird das Standardwährungssymbol „DM“ verwendet. Das Dollarzeichen wird im mittleren Bild eingesetzt, außerdem sind weitere Formateinstellungen geändert worden. Da die Zellen A2 und A3 auf der Formatvorlage Währung beruhen, sind die neuen Einstellungen der Vorlage automatisch übernommen worden. Die Zellen B2 und B3 sind manuell mit Hilfe des Symbols  formatiert worden und beruhen somit ebenfalls auf der Vorlage Währung. Im rechten Bild sehen Sie das Ergebnis, nachdem  die Schattierung in der Vorlage entfernt worden ist. Diese Formateinstellung wirkt sich automatisch auf alle Zellen aus, die auf der Vorlage „Währung“ beruhen.

Prozentformat:  
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird der Inhalt der markierten Zellen mit 100 multipliziert und das %-Zeichen wird angehängt. Die Formatierung ändert aber nur das Aussehen eines Zellinhalts, nicht den Wert an sich. Um in der folgenden Abbildung die Abweichung zu berechnen, ist beide Male die gleiche Formel verwendet worden.



Die Formatvorlage Prozent können Sie wie gehabt über das Menü Format – Formatvorlage... ändern, wenn Sie als Vorlagennamen Prozent auswählen.

1.000er Trennzeichen:  
Fügt zur besseren Übersicht bei großen Zahlen einen Punkt als Trennzeichen ein, um jeweils drei Vorkommastellen optisch zusammenzufassen:



Über die Formatvorlage Dezimal können Sie wieder grundsätzliche Einstellungen machen.

Dezimalstelle hinzufügen/löschen:      
Fügt eine weitere Nachkommastelle hinzu, bzw. löscht sie. Der eigentliche Wert wird bei der Formatierung wiederum nicht verändert.

Einzug verkleinern/vergrößern:      
Vergrößert bzw. verkleinert den Abstand des Zellinhalts zum linken Rand einer Zelle.

Rahmen:  
Fügt einer Zelle die eingestellten Rahmenlinien hinzu. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil rechts im Rahmen-Symbol klicken, können Sie aus verschiedenen Rahmen auswählen.

Füllfarbe:  
Wählen Sie hier aus, mit welcher Farbe der Hintergrund der gewählten Zellen ausgefüllt werden soll. Der kleine Pfeil öffnet wieder ein Drop-Down Menü.

Schriftfarbe:  
Legen Sie hier fest, mit welcher Farbe die Schrift in den markierten Zellen erscheinen soll.