4.25.2 Arbeitsmappe öffnen

Wenn Sie früher eine Datei gespeichert haben, können Sie sie folgendermaßen wieder öffnen:

Icon  in der Standard-Symbolleiste

Befehl Öffnen... in der Menüleiste

Tastenkombination Strg+O

Die zuletzt geöffneten Dateien erscheinen als Liste im Menü Datei, damit sie schnell verfügbar sind – sh. Abb. 4-87 .

 

Abb. 4- 87 : Im Menü Datei in der Menüleiste erscheinen die zuletzt geöffneten Dateien. Mit einem Mausklick können Sie das gewünschte Arbeitsblatt öffnen.

Bei den ersten drei Alternativen erscheint das Fenster gemäß Abb. 4-88 . Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Im Feld Suchen in: geben Sie den Ordner an, in dem sich die zu öffnende Excel-Datei befindet. Dazu klicken Sie auf den Drop-down Pfeil am rechten Rand des Feldes und klicken auf den gewünschten Ordner bzw. das gewünschte Laufwerk, in den bzw. auf das Sie wechseln möchten. Den Inhalt des gewählten Ordners oder Laufwerks sehen Sie dann in der Liste unterhalb des Feldes Suchen in. Die gewünschte Datei wählen Sie durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag oder durch Einfachklick, und anschließenden Mausklick auf Öffnen. Im Feld Dateiname können Sie Ihre Auswahl ebenfalls eintragen.

In der ersten Zeile rechts neben dem Feld Suchen in: sind neun Symbole dargestellt, die folgende Funktion haben:

    Führt in der Ordnerhierarchie eine Stufe aufwärts. Das Verzeichnis Desktop enthält u.a. den Ordner Eigene Dateien. Wenn Sie also im Feld Suchen in: „Eigene Dateien“ ausgewählt haben, kommen Sie zum Ordner Desktop, wenn Sie das Symbol Aufwärts anklicken.

    Öffnet das Suchen-Fenster im Internet-Explorer, so dass Sie im Internet nach einem Thema suchen können.

    Wechselt in den Ordner Favoriten.
 
    Fügt das markierte Element dem Ordner Favoriten hinzu.

    Schaltet die Ansicht Liste ein (Standardeinstellung).

    Schaltet die Ansicht Details ein.

    Schaltet die Ansicht Eigenschaften ein.

    Schaltet die Ansicht Vorschau ein.

Liste ist die Standardansicht. Im Fenster Öffnen werden die Ordner und Dateien einfach untereinander dargestellt. Wenn Sie noch Dateigröße, -typ und das Änderungsdatum wissen möchten, klicken Sie auf Details. Wie auch im WINDOWS Explorer können Sie nach dem Namen aufsteigend sortieren, wenn Sie einmal auf die Feldüberschrift Name klicken. Wenn Sie noch einmal darauf klicken, wird absteigend nach dem Namen sortiert. Analog können Sie auch nach der Dateigröße, dem Dateityp und dem Änderungsdatum sortieren. Das ist praktisch, wenn sie wissen, dass Sie eine Datei vor kurzem geändert haben, oder wenn alle Anwendungen zusammen untereinander angeordnet werden sollen.
Die Ansicht Eigenschaften zeigt zu jeder markierten Datei einige Angaben, u.a. den Autor, das Erstellungsdatum, und das Änderungsdatum. Vorschau zeigt verkleinert, was in einer Datei enthalten ist.

    Die Schaltfläche Befehle und Einstellungen blendet ein Menü gemäß Abb. 4-89 ein. Sie können die markierte Datei schreibgeschützt öffnen, so dass keine Änderungen daran gespeichert werden können. Wenn Sie eine Datei als Kopie öffnen, bleibt die Originaldatei unverändert. Der Befehl Netzlaufwerk verbinden... blendet ein Fenster gleichen Namens ein (sh. Abb. 4-90 ). Damit können Sie sich mit anderen Rechnern innerhalb eines Netzwerks verbinden und Daten auf gemeinsamen Laufwerken speichern. Es macht Sinn, Daten, die für eine ganze Abteilung nötig sind, auf einem Abteilungslaufwerk für alle Berechtigten freizugeben. Dieses zentrale Laufwerk wird in regelmäßigen Abständen gesichert, so dass ein größerer Datenverlust praktisch ausgeschlossen werden kann.

Als Laufwerksbuchstaben können Sie einen beliebigen Wert nehmen, der noch nicht vergeben ist. Bei Pfad geben Sie folgendes ein: \\{IP-Adresse}\{freigegebenes Verzeichnis} oder \\{Server- bzw. Computername}\{freigegebenes Verzeichnis}. Wenn Sie das Häkchen bei Verbindung beim Start wiederherstellen setzen, verbindet Windows Ihren PC beim nächsten und jedem folgendem Neustart automatisch mit der gewählten Ressource (=freigegebenes Verzeichnis).
Eine kurze Bemerkung zu Netzwerken: Damit ein Computer in einem Netz eindeutig ansprechbar und identifizierbar ist, braucht er eine eindeutige Adresse. Diese wird IP-Adresse genannt und ist wie folgt aufgebaut: xxx.xxx.xxx.xxx. IP steht übrigens für Internet Protokoll. Jede der vier Zahlen, die jeweils durch einen Punkt getrennt werden, liegt im Bereich 0 bis 255. Eine mögliche Adresse ist z.B. 192.168.1.120. Da diese Zeichenfolge aber schwer zu merken ist, hat jeder Computer auch einen eigenen Namen, z.B. PC0815. Dieser und die IP-Adresse sind gleichwertig, Sie können im Feld Pfad: also entweder den Namen oder die Adresse angeben.

Der Befehl FTP-Speicherort hinzufügen/ändern... ermöglicht Ihnen, Dateien auf einem Internet-Server zu speichern – sh. Abb. 4-91 . Dafür benötigen Sie Platz auf der Festplatte eines solchen Rechners und einen Domänennamen, z.B. www.mrexcel.de. Anbieter (=Provider) wie Strato (www.strato.de), 1und1 Puretec (www.einsundeins.com) oder Schlund und Partner (www.schlund.de) haben verschiedene Angebote. Eine Domäne mit einigen MB Speicherplatz und FTP-Zugang kostet wenige Euro pro Monat. Wichtig ist, dass mit Hilfe eines FTP-Programms Dateien in Ihrem Verzeichnis eines Servers, auf dem Sie Speicherplatz gemietet haben, gespeichert (= Upload) und wieder auf Ihren PC heruntergeladen werden können (= Download). Ganz billige Angebote erlauben dies evtl. nicht. Bekannte FTP-Programme sind z.B. Perfect FTP, WS FTP oder cute FTP. Diese Software ist i.d.R. bei dem bestellten Internet-Paket enthalten. Von dem jeweiligen Anbieter bekommen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort mitgeteilt, die Sie neben dem Domänennamen im Fenster FTP-Speicherort hinzufügen/ändern eintragen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Domänennamen in die Liste der FTP-Sites einzutragen. Bedenken Sie aber, dass jedes gespeicherte Kennwort auf Ihrem PC ein mögliches Sicherheitsrisiko ist, falls ein Unbefugter Ihren PC ausspioniert. Das kann z.B. geschehen, während Sie im Internet surfen. Übrigens steht FTP für File Transfer Protocol, also Protokoll für die Dateiübertragung. Diese „Sprache“ wird allgemein im Internet zwischen Rechnern verwendet, um Dateien auszutauschen. Das englische Wort „site“ bedeutet „Ort“. Eine FTP-site ist also ein bestimmtes Verzeichnis auf einem Internet-Server, auf das Sie über den Domänennamen zugreifen. Nachdem Sie eine Verbindung zum Internet hergestellt haben, können Sie in Ihrem Verzeichnis auf dem Server vorhandene Dateien öffnen.

Abb. 4- 88 : In diesem Dialogfenster können Sie eine Datei öffnen, die sich auf der Festplatte Ihres PCs, auf einem anderen lokalen Laufwerk oder auf einem PC in einem Netzwerk befindet.

 

Abb. 4- 89 : Dieses Menü wird eingeblendet, wenn Sie im Fenster Öffnen auf die Schaltfläche Befehle und Einstellungen klicken.

 

Abb. 4 -90 : Mit Hilfe dieses Dialogfensters können Sie sich mit anderen PCs innerhalb eines Netzwerks verbinden und so auf gemeinsame Laufwerke zugreifen. In diesem Beispiel würden Sie sich mit einem Rechner verbinden, der „pc0815“ heißt. Der Freigabename der Festplatte des PCs ist „c$“.

 

Abb. 4 -91 : In diesem Fenster können Sie einen Rechner im Internet angeben, auf dem Ihre Dateien gespeichert werden sollen.

 

Nach Dateien suchen:

Im Fenster Öffnen (sh. Abb. 4-88 ) können Sie folgende Suchkriterien angeben:

Dateiname: I.d.R. kennen Sie den vollständigen Namen nicht. Das Zeichen * ersetzt mehrere unbekannte Buchstaben oder Zahlen, während ? ein einziges Zeichen ersetzt. Wenn Sie also nach allen Excel-Arbeitsmappen suchen, die Maier oder Mayer enthalten, müssen Sie im Suchfeld *ma?er* eingeben.

Dateityp: In diesem Feld bestimmen Sie, ob Sie nach Excel-, Text- oder sonstigen Dateien suchen möchten.

Text oder Eigenschaft: Geben Sie hier den Text an, den Ihre gesuchte Datei enthält. Um nach zusammenhängenden Begriffen wie z.B. „Kölner Dom“ zu suchen, müssen sie ihn in Anführungszeichen setzen. Sie können auch nach Dateieigenschaften, also z.B. nach dem Autor oder der Firma suchen.

Zuletzt geändert: Wenn Sie die gesuchte Datei erst vor kurzem geändert haben, können Sie auch nach diesem Kriterium suchen.

Die vier Kriterien können natürlich beliebig kombiniert werden. Nachdem Sie die Schaltfläche Suche starten angeklickt haben, wird nach einiger Zeit das Ergebnis in dem großen Listenfeld angezeigt – sh. Abb. 4-92 . Die Schaltfläche Neue Suche löscht diesen Filter. Die Ordner und Dateien werden wieder komplett angezeigt. Wichtig ist noch der Knopf Weitere... . Damit öffnen Sie das Fenster Weitere Suche (sh. Abb. 4-93 ). Hier geben Sie u.a. an, ob Unterordner durchsucht werden sollen oder nicht. Im Beispiel sind die Festplattenpartition C: und alle Unterordner durchsucht worden. Wird das Häkchen nicht gesetzt, findet Excel keine Dateien, da nur Partition C: durchsucht wird. Ansonsten können Sie in diesem Dialog noch angeben, ob die Groß-/Kleinschreibung bei der Suche beachtet werden soll oder nicht. Ein Suchlauf kann außerdem gespeichert und wieder geöffnet werden.

 

Abb. 4- 92 : Das Ergebnis einer Suchanfrage – die gefundenen Excel-Dateien enthalten alle den Begriff „DVD“.

 

Abb. 4- 93 : In diesem Fenster können Sie zusätzliche Angaben zu Ihrer Suchanfrage machen, z.B. dass Sie auch Unterordner durchsuchen lassen möchten oder dass die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll. Suchläufe können außerdem gespeichert und wieder geöffnet werden.