4.23 Gültigkeitsregeln

Sie können bestimmen, welche Werte in eine bestimmte Zelle eingegeben werden können. Wenn Sie z.B. ein Rechnungsformular erstellen, machen bei der Mehrwertsteuer nur die Werte 7% und 16% Sinn. Klicken sie auf Daten - Gültigkeit..., um das gleichnamige Fenster (sh. Abb. 4-79 ) zu öffnen:

Abb. 4- 79 : In diesem Fenster können Sie einstellen, welche Werte in einer bestimmten Zelle zugelassen werden, und welche nicht.

In dem Beispiel wählen Sie aus der Liste Zulassen: den Eintrag Liste. Im Feld Quelle: klicken Sie auf das Symbol , um das Fenster Gültigkeitsprüfung zu verkleinern. Markieren Sie jetzt den Tabellenbereich, der die Liste mit den erlaubten Werten (hier: 7 und 16) enthält:

Abb. 4- 80 : Nur die Listenelemente 7 und 16 sind gültige Werte für die Mehrwertsteuer. Diese werden hier ausgewählt.

Klicken Sie anschließend auf das Symbol , um das Fenster Gültigkeitsprüfung wieder einzublenden. Die Spalte mit den Quellwerten (hier: 7 und 16; Spalte E) können Sie ausblenden, wenn Sie möchten.

Interessant ist die Option Zellen-Dropdown. Wenn Sie das entsprechende Häkchen im Fenster Gültigkeit setzen, erscheint ein Dropdownfeld, aus dem der Benutzer Ihrer Tabelle die gültigen Werte auswählen kann:

Abb. 4- 81 : Ein Dropdown-Feld mit den möglichen Listenwerten wird angezeigt, wenn die Option Zellen-Dropdown im Fenster Gültigkeit ausgewählt wurde.

Die restlichen Einträge im Listenfeld Zulassen: brauchen nicht näher erläutert zu werden. In einem Feld „Menge“ ist es beispielsweise sinnvoll, nur ganze Zahlen größer oder gleich Null zu erlauben, wenn Sie nur ganze Packungseinheiten vertreiben. Um auch Stornierungen zu ermöglichen, sind u.U. auch negative Mengen sinnvoll.

Im Register Eingabemeldung können Sie einen Text bestimmen, der den Anwender zu einer bestimmten Eingabe auffordert. Falls ein nicht erlaubter Wert eingegeben wurde, können Sie im Register Fehlermeldung einen Text formulieren, der den Anwender auf die korrekten Werte hinweist. In Abb. 4-82 sehen Sie ein Beispiel für eine Eingabe- und Fehlermeldung:

Abb. 4- 82 : Ein Beispiel für eine Eingabe- und eine Fehlermeldung, die Sie im Fenster Gültigkeit definieren können.

Die Detektiv-Symbolleiste (Extras - Detektiv - Detektivsymbolleiste anzeigen) bietet übrigens die Möglichkeit, ein Tabellenblatt auf ungültige Werte hin zu untersuchen (Symbol ). Die gefundenen Zellen werden rot markiert. Wenn Sie eine Fehlermeldung definieren, ist es aber nicht möglich, einen unerlaubten Wert einzugeben.

Abb. 4- 83: Klicken Sie auf das Symbol  in der Detektiv-Symbolleiste, um ungültige Daten zu markieren. In dem Beispiel sind alle Werte außer 7 und 16 ungültig.