Wie in Kapitel 3.1 schon angedeutet, ist der wesentliche Vorteil einer Tabellenkalkulation, dass Sie umfangreiche Berechnungen nur einmal grundsätzlich machen müssen, um dann in Zukunft nur noch die Eingabewerte zu verändern. Auf diese Art und Weise sind Fehler ausgeschlossen, die bei herkömmlicher Berechnung immer wieder passieren, weil alle Werte manuell eingegeben und kalkuliert werden müssen. Allerdings machen Sie einen Gedanken- oder Schreibfehler bei jeder Berechnung, da diese ja gespeichert und immer wieder verwendet wird. Sie sollten also beim Entwurf einer Kalkulation aufmerksam sein und ihn ausgiebig testen, insbesondere wenn Sie Makros verwenden.
Der zweite große Vorteil von
Spreadsheets (= engl. für Tabellenkalkulationen) ist die Möglichkeit,
Tabellenwerte in einem Diagramm grafisch aufzubereiten und darzustellen. Excel
bietet Ihnen dafür eine Reihe von Diagrammtypen an, aus denen Sie je nach Ihrem
Anwendungsfall auswählen können. Häufig verwendete Typen sind z.B. das Säulen-,
Kreis- oder das Liniendiagramm. Diese und weitere Diagramme werden ausführlich
in Kapitel 6
Diagramme
behandelt.
Die dritte Stärke einer Tabellenkalkulation ist die Möglichkeit, große Datenmengen auswerten und Informationen verdichten zu können. Kapitel 12 Datenanalyse beschäftigt sich mit diesem Thema. Sie können u.a. Daten sortieren, Teilsummen berechnen lassen, Pivot-Tabellenberichte erstellen lassen oder Daten nach bestimmten Kriterien filtern.
Früher oder später werden Sie im Berufsleben mit Excel konfrontiert. Arbeitgeber setzen voraus, dass Sie mit dieser Standardsoftware umgehen können. Abgesehen von Excel sollten Sie, je nach Aufgabenfeld mehr oder weniger stark ausgeprägt, auch weitere Programme aus der MS Office Serie, wie Word, Powerpoint oder Access beherrschen. Visio (Grafikprogramm mit Stärken in der Prozessvisualisierung) und MS Project (Software zur Projektplanung und zum Projektmanagement) sind weitere Anwendungsprogramme aus dem Hause Microsoft.