3.1 Was ist eine Tabellenkalkulation?

Eine Tabellenkalkulation (= engl. spreadsheet) ist eine Sammlung mehrerer Rechenblätter. Sie bietet eine Vielzahl von Tabellen an, die aus Zeilen und Spalten bestehen; der Schnittpunkt von beiden bildet eine Zelle. Da die Spalten mit Buchstaben und die Zeilen mit Zahlen bezeichnet werden, wird eine Zelle mit einem Buchstaben für die Spalte und einer Zahl für die Zeile gekennzeichnet. Die Zelle C7 liegt also in der dritten Spalte und in der siebten Zeile, sh. Abb. 3-7 .

Eine Zelle kann z.B. Text, eine Zahl, eine Funktion oder auch einen Kommentar enthalten. Besonders die Funktionen machen die Stärke einer Tabellenkalkulation aus. Damit ist es möglich, einmal eine Berechnung grundsätzlich zu beschreiben und später nur die variablen Werte (= Eingabewerte für eine Berechnung) neu einzugeben.

Wenn Sie also z.B. ein Rechnungsformular erstellen möchten, können Sie z.B. drei Tabellen verwenden. Die erste Tabelle enthält die Artikelstammdaten [1] (u.a. Bezeichnung, Artikelnummer, Variante), in der zweiten stehen die Kundenstammdaten (Kundennummer, Name, Rechnungs- und Liefer­adresse usw.). Das eigentliche Rechnungsformular befindet sich in der dritten Tabelle. Hier steht als fixer Wert die Mehrwertsteuer in einer Zelle. Wenn sich diese irgendwann ändert, oder wenn ein Kunde umzieht und sich seine Adresse ändert, braucht man nur an einer einzigen Stelle der entsprechenden Tabelle den neuen Wert eintragen. Es liegt auf der Hand, dass es sehr zeitaufwendig und fehlerträchtig wäre, die Mehrwertsteuer an jeder Stelle, wo sie benötigt wird, von Hand zu ändern oder gar Werte manuell zu berechnen.

Immer wenn Sie die Möglichkeit haben, einen Wert zu berechnen, sollten Sie das Excel für Sie erledigen lassen. Sie sollten nur die Werte selbst eingeben, die sich nicht aus anderen Werten ergeben.

Im Kapitel 7  Funktionen lernen Sie die wichtigsten Funktionen kennen. Sie haben mit einer Tabellenkalkulation also ein mächtiges Werkzeug, um komplizierte und häufig wiederkehrende Berechnungen durchführen zu können. Die berechneten und eingegebenen Werte können Sie in einem oder mehreren Diagrammen grafisch darstellen lassen. Abgesehen davon können Sie Texte und v.a. Zahlen standardmäßig oder benutzerdefiniert formatieren, so dass z.B. negative Zahlen rot und fett statt schwarz und in Standardschrift erscheinen. Schließlich können Sie noch sich wiederholende Abläufe mit Hilfe eines Makros automatisieren (Kapitel 20 Automatisierung von Abläufen: Makros ).

Neben der Zelle, Spalte und Zeile gibt es weitere grundlegende Begriffe bei einer Tabellenkalkulation, die Sie auf jeden Fall kennen sollten. Teilweise sind sie Excel-spezifisch. Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Sie hat die Dateiendung „xls“. Standardmäßig enthält eine solche Datei drei Arbeitsblätter, die auch als Tabellenblätter bezeichnet werden. Links neben einer Tabelle sehen Sie die Zeilenköpfe (sh. Abb. 3‑7 ), die die Zeilen von eins bis 65536  durchnumerieren. Am oberen Rand sind die Spaltenköpfe angeordnet, die die Spaltenbezeichnungen von A bis Z, AA bis AZ, BA bis BZ, usw. bis IV enthalten. Insgesamt enthält jede Tabelle also 256 Spalten. Die Anzahl der Tabellen pro Arbeitsmappe ist nur durch den vorhandenen Arbeits- und Festplattenspeicher begrenzt.

Die Reiter unter jeder Tabelle, auf denen Sie die Bezeichnung einer Tabelle sehen, kennen Sie von Karteireitern, um jede Karte in einem Karteikasten schnell zu finden und auszuwählen. Die Arbeitsmappe können Sie also mit einem Karteikasten vergleichen, der eine Vielzahl an Karteikarten, bzw. Tabellenblättern enthalten kann.

 

 Abb. 3-7 : Elemente des Excel-Startbildschirms

 



[1] Stammdaten gehören fest zu einem Objekt, z.B. einem Artikel, Kunden oder Lieferanten. Sie ändern sich nur sehr selten.