4.3.2 Zum ersten mal mit Excel arbeiten - Einführungsbeispiel

In diesem Kapitel stellen wir anhand eines sehr einfachen Absatzplanes eines fiktiven Unternehmens das grundsätzliche Arbeiten mit einer Tabellenkalkulation vor. Nachdem Sie die Werte eingegeben und berechnet haben, formatieren Sie den Plan. Sie erstellen ein Diagramm, bereiten das Layout auf und drucken den Plan aus. Im weiteren Verlauf kommen wir immer wieder auf dieses Beispiel zurück. Dies ist ein zentrales Kapitel. Sie sollten es so intensiv durcharbeiten, bis Sie wirklich jeden Handgriff blind beherrschen. Wir beschränken uns hier nur auf die grundlegende Bedienung von Excel.

Betrachten Sie als einfaches Beispiel den Absatzplan eines Unternehmens aus der Elektrobranche, das sich auf Geräte der Unterhaltungselektronik und Computertechnik spezialisiert hat. Aufgrund von Marktanalysen und Erfahrungswerten der Vergangenheit hat die Marketingabteilung die Zahlen für eine Absatzplanung des ersten Quartals 2002 ermittelt, sh. Abb. 4-31 . Stellen Sie sich vor, dass Sie Mitarbeiter dieser Abteilung sind und die Zahlen für einen Bericht aufbereiten sollen, damit aus dem Absatzplan weitere Pläne, wie Produktionsplan, Personalbeschaffungsplan usw. abgeleitet werden können. Geben Sie die Bezeichnungen und Zahlen gemäß Abb. 4-31 ein.

Abb. 4- 31 : Einfacher Absatzplan, unformatiert

Sehr häufig werden Sie den Überschreibmodus verwenden, um Werte in die Zellen zu schreiben. Falls schon ein Wert vorhanden ist, wird dieser einfach überschrieben. Sie müssen nicht jede Eingabe mit der Return-Taste  bestätigen. Wenn Sie mit einer der Cursortasten , ,  oder  eine Zelle verlassen, oder wenn Sie mit dem Mauszeiger eine andere Zelle markieren, wird ein Wert ebenfalls übernommen.

Es kann vorkommen, dass ein längerer Text oder eine komplizierte Formel in einer Zelle steht. In diesem Fall bietet es sich an, den Wert zu ändern statt zu überschreiben (Änderungsmodus). Sie haben folgende Möglichkeiten, um einen Zellwert zu ändern:

	Doppelklick in eine Zelle. Danach kann sie editiert werden: Sie können einzelne Buchstaben oder Wörter löschen, weiteren Text hinzufügen usw.
	Funktionstaste F2 drücken, nachdem die Zelle markiert wurde.
	In die Bearbeitungszeile rechts neben dem Istgleich-Zeichen klicken:

Den Änderungsmodus können Sie nur mit der Return-Taste beenden, um die Änderung zu bestätigen, oder mit der Esc-Taste, um die Änderung zu verwerfen. Außerdem können Sie mit dem Mauscursor eine andere Zelle anwählen und so die Änderung ebenfalls bestätigen.

Markieren Sie die Zellen A3 bis E9 (sh. Abb. 4-31 ). Sie haben hierfür folgende Alternativen:

	Zelle A3 anklicken, linke Maustaste gedrückt halten – den Rahmen bis zur Zelle E9 aufziehen
	Zelle A3 anklicken oder mit den Cursortasten den Zellzeiger  in Zelle A3 bewegen – die Shift-Taste  (auch Umschalt-Taste genannt) gedrückt halten und mit den Cursortasten den Rahmen bis zur Zelle E9 aufziehen

Um den markierten Zellbereich zu verschieben, haben Sie wieder mehrere Möglichkeiten:

	Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand des markierten Zellbereichs, bis der Zeiger zu einem Pfeil wird – sh. Abb. 4-32 . Drücken Sie dann die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie den Bereich um zwei Zellen nach unten.
	Drücken Sie die rechte Maustaste, nachdem Sie den Mauszeiger auf den markierten Bereich bewegt haben und wählen Sie den Befehl Ausschneiden aus dem Kontextmenü. Alternativ können Sie auch die Befehlsschaltfläche Ausschneiden  anklicken oder den Befehl Bearbeiten – Ausschneiden auswählen. Die Daten des markierten Bereichs befinden sich jetzt in der Zwischenablage[1]. Bewegen Sie den Zellcursor nach A5 und fügen Sie den Inhalt der Ablage ein. Drücken Sie hierfür entweder die Return-Taste, wählen Sie den Befehl Einfügen aus dem Kontextmenü, klicken Sie auf Bearbeiten – Einfügen oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg+V. Mit Return schließen Sie den Verschiebe-Vorgang ab, mit dem Befehl Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage beliebig oft einfügen. Die Esc-Taste bricht den Vorgang ab. Das gilt grundsätzlich in Excel und anderen Anwendungen.
	Sie können auch nur mit der Tastatur arbeiten. Drücken Sie Strg+X, um den markierten Bereich auszuschneiden. Bewegen Sie den Zellcursor nach A5 und drücken Sie Strg+V, um den Bereich einzufügen.

Abb. 4- 32 : Verschieben eines Zellbereichs mit der Maus

Falls Sie den markierten Bereich nicht verschieben, sondern kopieren möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

	Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand eines markierten Zellbereichs, bis der Zeiger zu einem Pfeil wird – sh. Abb. 4-32 . Halten Sie die Strg-Taste gedrückt – neben dem Mauspfeil erscheint ein +-Zeichen. Klicken Sie dann die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Bewegen Sie die Maus an die gewünschte Stelle und lassen Sie die Taste dann los.
	Drücken Sie die rechte Maustaste, nachdem Sie den Mauszeiger auf den markierten Bereich bewegt haben und wählen Sie den Befehl Kopieren aus dem Kontextmenü. Alternativ können Sie auch die Befehlsschaltfläche Kopieren  anklicken oder den Befehl Bearbeiten – Kopieren auswählen. Die Daten des markierten Bereichs befinden sich jetzt in der Zwischenablage. Bewegen Sie den Zellcursor an die gewünschte Stelle und fügen Sie den Inhalt der Ablage ein. Drücken Sie hierfür entweder die Return-Taste, wählen Sie den Befehl Einfügen aus dem Kontextmenü, klicken Sie auf Bearbeiten – Einfügen oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg+V. Mit Return schließen Sie den Kopier-Vorgang ab, mit dem Befehl Einfügen können Sie den Inhalt der Zwischenablage beliebig oft einfügen. Die Esc-Taste bricht den Vorgang ab.
	Sie können auch nur mit der Tastatur arbeiten. Drücken Sie Strg+C, um den markierten Bereich zu kopieren. Bewegen Sie den Zellcursor an die gewünschte Stelle und drücken Sie Strg+V, um den Bereich einzufügen.

Um Spalten oder Zeilen zu summieren, können Sie die Schaltfläche  anklicken. Bewegen Sie den Zellcursor nach B11 und klicken Sie auf das Summen-Symbol. Excel berechnet die Summe der Spaltenwerte, die sich über der Zelle befinden – sh. Abb. 4-34 . Die Formel =SUMME(B6:B10) müssen Sie mit Return bestätigen. Setzen Sie den Cursor in Zelle E6 und klicken Sie wieder auf das Symbol, um die Summe der Werte links von dieser Zelle zu berechnen. Das Ergebnis ist 390.000.

Jetzt könnten Sie weitere Summen mit Hilfe des Symbols  bilden. Wenn Sie viele Berechnungen zu machen haben, können Sie mit der folgenden Methode wesentlich schneller arbeiten: Der Zellzeiger soll sich in B11 befinden. Bewegen Sie den Mauszeiger  zum Anfasser des Zellzeigers , der sich rechts unten befindet. Der Mauscursor wird zu einem schwarzen Kreuz, sh. Abb. 4-33 . Drücken Sie jetzt die linke Maustaste, halten Sie sie gedrückt und ziehen Sie die Maus in Zelle E11. Excel zeigt mit einem Rahmen an, welche Zellen Sie markiert haben. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, werden die Summen berechnet. Ihr Arbeitsblatt sollte jetzt so aussehen wie in Abb. 4-35 . Analog können Sie die Summen in den Zellen E7 bis E10 berechnen: Klicken Sie den Anfasser der Zelle E6 an, in der bereits der Summenwert 390.000 steht. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie einen Rahmen bis in Zelle E10 auf. Nach dem Loslassen der Taste werden die Summen angezeigt.

Abb. 4- 33 : Der Mauscursor wird zu einem schwarzen Kreuz, wenn Sie ihn über den Anfasser des Zellcursors bewegen

Abb. 4- 34 : Summen bilden in Excel mit Hilfe des Summensymbols

Abb. 4- 35 : Formeln kopieren und anpassen in Excel mit Hilfe des Anfassers des Zellzeigers

Sie können nicht nur Summen mit Hilfe des Anfassers des Zellzeigers kopieren und anpassen. Das Prinzip ist bei jeder Funktion gleich. In Excel fängt jede Formel mit einem Istgleich-Zeichen an. Um Ihnen den Umgang damit zu erleichtern, gibt es den Funktions-Assistenten. Dieser und die genaue Verwendung von Formeln wird in Kapitel 7 Funktionen erläutert. An der einfachen Summenfunktion soll das Prinzip aber schon mal vorab dargestellt werden. Um die Januar-Werte zu addieren, kann z.B. folgende Formel in Zelle B11 stehen: =SUMME(B6:B10). Es werden also alle Werte addiert, die in den Zellen B6, B7, B8, B9 und B10 stehen. Bereiche werden also durch einen Doppelpunkt gekennzeichnet. Das Ergebnis, 518.000, steht in Zelle B11. Wenn Sie mit Hilfe des Anfassers eine Formel kopieren, wird diese angepasst. In Zelle C11 steht deshalb das korrekte Ergebnis. Indem Sie mit dem Anfasser die Formel von Spalte B nach C kopieren, werden die Bezüge in der Funktion entsprechend angepasst: aus =SUMME(B6:B10) wird =SUMME(C6:C10). Die Summenfunktion bezieht sich also jetzt auf Spalte C. Das korrekte Ergebnis wird also berechnet. Wenn Sie den Rahmen mit Hilfe des Anfassers entsprechend weit aufziehen, passt Excel die Bezüge an, so dass z.B. in Spalte E die korrekte Formel =SUMME(E6:E10) steht. Nach dem gleichen Prinzip werden die Bezüge angeglichen, wenn Sie eine Formel mit Hilfe des Anfassers nach unten aufziehen. In Zelle E6 steht die Formel =SUMME(B6:D6). Setzen Sie den Zellzeiger nach E6 und ziehen Sie mit dem Anfasser einen Rahmen bis nach Zelle E10 auf. Die Bezüge in der Summenfunktion werden wieder entsprechend angepasst, so dass in Zeile 10 die korrekte Formel =SUMME(B10:D10) steht.

Den Absatzplan mit allen berechneten Werten sehen Sie in Abb. 4-36 . Alle Ergebnisse werden automatisch aktualisiert, so dass jetzt in Zelle E11 der richtige Wert 1.446.000 steht. Um die Anpassung der Zellbezüge sich nochmals klar zu machen, sollten Sie in Zelle E14 die gleiche Formel schreiben wie in E6: =SUMME(B6:D6). Als Ergebnis wird 390.000 angezeigt. Bewegen Sie den Zellzeiger nach Zelle E14 und ziehen Sie mit dem Anfasser einen Rahmen nach Zelle E19. Die Summenfunktion wird wieder angepasst, so dass im Bereich E14 bis E19 die gleichen Formeln und somit die gleichen Ergebnisse stehen wie in E6 bis E11. Bisher haben Sie mit relativen Bezügen gearbeitet, d.h. sie passen sich beim Kopieren oder Verschieben einer Formel an. Daneben kennt Excel noch absolute Bezüge. Erläuterungen dazu finden Sie in Kapitel 7.3 Relative und absolute Bezüge . Wenn Sie öfters mit Excel arbeiten, sollten Sie den Unterschied verstehen und sich dieses Kapitel genau durchlesen.

Abb. 4- 36 : Der Absatzplan mit den berechneten Werten

Löschen Sie den markierten Zellbereich E14 bis E19 wieder. Es gibt dafür wieder mehr als eine Alternative:

	Drücken Sie die Taste .
	Klicken Sie auf die Markierung mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Löschen aus dem Kontextmenü.
	Wählen Sie den Befehl Bearbeiten – Löschen (sh. Abb. 4-37 ). Hier können Sie noch auswählen, ob Sie nur eine Formatierung, einen Zellinhalt, alles (also sowohl Format wie auch Inhalt) oder einen Kommentar (sh. Kapitel 4.19 Kommentare ) löschen möchten.

Abb. 4- 37 : Der Befehl Bearbeiten - Löschen

Jetzt enthält der Absatzplan zwar alle benötigten Daten, diese sehen aber alle gleich aus. Es fehlt also noch die Formatierung. In der Symbolleiste Format sind die wichtigsten Befehle zusammengefasst. Setzen Sie den Zellcursor in Zelle A1 und klicken Sie auf das Symbol , um den Inhalt fett zu formatieren. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+Shift+F betätigen, um den markierten Bereich fett zu formatieren. Um die Schrift zu vergrößern, wählen Sie aus dem Symbol Schriftgrad  den Wert 14. Klicken Sie dazu zuerst auf das kleine Dreieck neben der Zahl und anschließend auf den gewünschten Wert in dem aufgeklappten Menü. Alternativ können Sie den Wert auch in das Symbol schreiben und mit Return bestätigen. Außerdem haben Sie alle Möglichkeiten zur Formatierung einer Zelle oder eines Bereiches über den Befehl Format  - Zellen – Schrift. Ausführlich wird dieses Thema im Kapitel 5 Formatierung behandelt.

Markieren Sie anschließend die Bereiche A5 bis A11 und B5 bis E5 und formatieren Sie sie nacheinander fett. Anschließend können Sie den Monatsnamen Januar bis März noch zusätzlich das Format kursiv zuweisen: Klicken Sie auf das Symbol , oder drücken Sie Strg+Shift+K. Die Ergebnisse können Sie noch von den übrigen Daten durch eine Rahmenlinie abgrenzen.  Markieren Sie A11 bis E11 und wählen Sie den Befehl „Rahmenlinie oben und unten“ aus, sh. Abb. 4-38 . Fügen Sie analog eine Linie links neben Bereich E5 bis E11 ein (Symbol ) und danach eine Linie um die ganze Tabelle (Bereich A5 bis E11, Symbol ). Das Ergebnis sehen Sie in Abb. 4-39 . Die Region (Deutschland) wird jetzt außerdem separat in Zelle A3 dargestellt.

Abb. 4- 38 : Das Symbol Rahmen mit verschiedenen Rahmenarten als Untermenü. Dieses erscheint, wenn Sie den Pfeil im Symbol anklicken.

Abb. 4- 39 : Der formatierte Absatzplan

In Abb. 4-39 sehen Sie, dass die Bezeichnung „DVD-Brenner“ nicht komplett dargestellt wird, weil sie von der Zelle rechts daneben verdeckt wird. Sie müssen Spalte A also etwas verbreitern. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen A und B, bis er zu einem waagerechten Doppelpfeil wird – Abb. 4-40 . Halten Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus nach rechts, bis Spalte A breit genug ist. Alternativ können Sie auch den Spaltenkopf A mit der rechten Taste anklicken und aus dem Kontextmenü Spaltenbreite... auswählen. Im gleichnamigen Fenster geben Sie den gewünschten Wert ein. Sie können auch beliebig viele Spalten markieren und auf einmal eine bestimmte Spaltenbreite einstellen. Nach dem gleichen Prinzip können Sie die Zeilenhöhe einstellen.

Abb. 4- 40 : Spalte A soll verbreitert werden. Wenn Sie den Mauscursor zwischen die Spaltenköpfe A und B bewegen, wird er zu einem waagerechten Doppelpfeil.

Die Lesbarkeit der Zahlen können Sie verbessern, indem Sie das 1000er-Trennzeichen einfügen. Markieren Sie den Bereich B6 bis E11 und klicken Sie auf das Symbol . Die störenden Nachkommastellen, die jetzt dargestellt werden, entfernen Sie mit dem Symbol . Mit jedem Anklicken entfernen Sie eine Dezimalstelle. Der entgegengesetzte Befehl ist Dezimalstelle hinzufügen . Die Überschrift Januar bis Summe soll mit Hilfe des Symbols  mittig formatiert werden.

Abb. 4- 41 : Weitere Formatierungen verbessern die Lesbarkeit des Absatzplanes.

Sie sollen den Absatzplan anderen Abteilungen gegenüber erläutern. Im Rahmen einer Präsentation ist es einprägsamer und besser, wenn Sie Zahlenreihen in Form von Diagrammen statt Tabellen darstellen. Im vorliegenden Fall bietet sich ein Säulendiagramm an. Wenn Sie alle Produkte in ein Diagramm packen, wird es aber sehr unübersichtlich. Machen sie z.B. ein Diagramm pro Produkt, um zu erläutern, wie die einzelnen Zahlen entstanden sind. An dieser Stelle soll nur ein Diagramm erzeugt werden. Markieren Sie dafür die ersten beiden Zeilen in dem Absatzplan, also den Bereich A5 bis E6. Klicken Sie dann auf das Symbol Diagrammassistent . In dem ersten der vier Fenster des Assistenten bietet Excel verschiedene Diagrammtypen an. Wählen Sie Typ Säule und den Untertyp Säulen (gruppiert) ( Abb. 4-42 ), klicken sie dann auf Weiter. Im zweiten Fenster wird eine Vorschau angezeigt. Bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf Weiter. Klicken Sie im dritten Fenster auf das Register Legende und entfernen Sie das Häkchen im Kontrollfeld Legende anzeigen. Da nur das Produkt DVD-Player im Diagramm dargestellt wird, benötigen Sie keine Legende. Im Register Datenbeschriftungen sollten Sie die Option Wert anzeigen anklicken. Die genauen Werte aus der Tabelle werden dann über den Säulen dargestellt. Im letzten Fenster des Assistenten können Sie auswählen, ob das Diagramm als Objekt in einem Tabellen- oder Diagrammblatt oder als eigenständiges Diagrammblatt verfügbar sein soll. Wählen Sie in diesem Beispiel Als Objekt in: Tabelle1 aus. Beenden Sie den Assistenten mit der Schaltfläche Ende. Das erstellte Diagramm sehen Sie in Abb. 4-43 . An dieser Stelle soll das Diagramm nicht weiter formatiert werden. Näheres können Sie im Kapitel 6 Diagramme nachlesen. Außerdem möchten wir an dieser Stelle auf die Hilfe zum Diagramm-Assistenten hinweisen. Klicken Sie auf das Fragezeichen links neben der Schaltfläche Abbrechen, sh. Abb. 4-42 . Der Office-Assistent erscheint. Wählen Sie „Hilfe zu diesem Feature“ und anschließend „Beispiel des ausgewählten Diagrammtyps“ aus. Es erscheint ein Excel-Hilfefenster mit dem Thema „Beispiele zu Diagrammtypen“ – sh. Abb. 4-44 . Hier können Sie nachlesen, in welchem Anwendungsfall Sie welches Diagramm verwenden sollten.

Abb. 4- 42 : Im ersten Fenster des Diagramm-Assistenten können Sie Diagrammtyp und Untertyp auswählen

Abb. 4- 43 : Das mit dem Assistenten erzeugte Diagramm

Abb. 4- 44 : Die Excel-Hilfe zum Thema „Beispiele zu Diagrammtypen“

Sie sollten sich ansehen, wie die Seite bei einem Ausdruck dargestellt wird. Dazu gibt es das Symbol Seitenansicht bzw. Druckvorschau . Um das Layout Ihres Arbeitsblattes zu gestalten, bietet Excel den Befehl Datei – Seite einrichten..., sh. Abb. 4-45 . Wenn Sie schon die Seitenansicht anzeigen lassen, kommen Sie über die Schaltfläche Layout schneller zum Fenster Seite einrichten. Hier können Sie einstellen, ob die Seite im Hoch- oder Querformat dargestellt wird, ob das Standardformat DIN A4 oder ein anderes verwendet werden soll, ob die Seite insgesamt verkleinert oder vergrößert dargestellt werden soll, damit sie auf ein Blatt Papier passt. Im Register Seitenränder können Sie den Seitenrand links, rechts, oben und unten einstellen. Klicken Sie im entsprechenden Kontrollfeld an, dass die Tabelle horizontal zentriert angeordnet wird, sh. Abb. 4-46 . Wenn Sie möchten, dass ein Firmenname, ein Datum, die Seitenzahlen, ein Firmenlogo o.ä. auf jeder Seite dargestellt werden soll, können Sie das Register Kopfzeile/Fußzeile verwenden. Den Druckbereich können Sie im Register Tabelle einstellen. Wenn Sie hier nichts eingeben, wird ein Arbeitsblatt komplett gedruckt. Außerdem stellen Sie hier ein, ob eine oder mehrere Zeilen oder Spalten auf jedem Ihrer Tabellenblätter gedruckt werden sollen. Eine Überschrift können Sie also auf einfache Weise auf jedem Blatt darstellen. U.a. können Sie noch angeben, ob die Gitternetzlinien und in welcher Reihenfolge die Blätter gedruckt werden sollen.

Abb. 4- 45 : Dialogfenster zum Einstellen des Layouts

Abb. 4- 46 : Den Inhalt eines Tabellenblattes horizontal zentrieren

Zum Abschluss des Einführungsbeispiels soll das erstellte Arbeitsblatt gedruckt werden. Wenn Sie schon in der Seitenansicht sind, können Sie einfach Drucken... anklicken. Ansonsten wählen Sie Datei – Drucken..., um das gleichnamige Fenster zu öffnen. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus dem Feld Name: aus und übernehmen Sie ansonsten die Standardeinstellungen gemäß Abb. 4-47 . Klicken Sie auf OK, um das erstellte Arbeitsblatt auszudrucken.

Abb. 4- 47 : Einstellen der Druckparameter